Animer des réunions efficaces

Objectifs de la formation

• Apprendre à préparer une réunion d’équipe
• Connaitre les différents rituels de management ainsi que leurs objectifs
• Animer et motiver son équipe
• Connaitre les techniques de communication
• Maîtriser le formalisme des réunions
• Fixer des objectifs et mettre en œuvre des plans d’actions
• Fédérer une équipe autour d’un projet

Programme de la formation

Jour 1 : Choisir le bon cadre de réunion

Définition de la réunion :

• Séance de travail
• Outil de travail
• Rituel de management

Typologie de réunions :

• Brief
• Debrief
• Réunion de service
• Réunion opérationnelle
• SCRUM
• Point d'équipe

Choisir le bon format de réunions :

• Rôle central du manager : facilitateur / animateur
• Court
• ODJ précis
• Participant = intervenant (nombre limité à distance)

Les qualités d'un bon animateur

Savoir créer une ambiance

Adapter son format

Choisir le boon support

La posture directive :

• Séance de travail
• Solliciter
• Écouter
• Valoriser
• Reformuler
• Encourager

Jour 2 : Les fondamentaux de la réussite d'une réunion

• Fixer clairement l'objectif et le rappeler dans le temps
• Désigner une scribe ou responsable de projet
• Faire adhérer à une méthode
• Présenter les informations / données de façon visuelle
• Traiter collectivement les informations / données (questions, feedback, valorisation des idées, reformulations, échange de points de vue)
• Faire la synthèse

Définir préalablement les objectifs de la réunion :

• SMART / CARAT
• S'inscrit dans une stratégie globale
• Canal de communication / information
• Feedback
• Repère spatio-temporel

Identifier le profil des participants :

• Actifs / passifs
• Alliés / Neutres / Contestataires
• Effets de groupe
• Cartographies des personnages professionnels
• Caractérisqtique du groupe (dynamique propre, gestion des "guests", niveau d'attention/concentration, sensibilité/emotivité, besoin d'un leader)

Les règles du travail en groupe :

• Préparer : logistique + contenu
• Participer : selectionner les participants + participer + faire participer
• Protéger : cadre de la réunion + règles + niveau des échanges + intérêts respectifs
• Poursuivre : PV + plan d'actions + suivi de plan d'actions + reporting

Jour 3 : Mettre en pratique pour réussir ses réunions

Proposition de déroulé de réunion (structure) :

Introduction

• Salutaions + présentation des participants
• Rappel ODJ + objectifs
• Modif ODJ si besoin
• Désignation du scribe

Échanges - Décisions

• Problèmatique / Sujet
• Exposé du porteur de sujet
• Échange sur le fond : questions + réponses + reformulation + arbitrages
• Décision
• Responsable(s) des actions

Synthèse

• Qui est responsable ?
• De quoi ?
• Pour quand ?
• Déléguation du comment

Conclusion

• PV OK ?
• Conclusion point par point ODJ
• Félicitations / remerciements pour préparation + participation
• Date prochaine réunion
• Horaire de fin conforme

Préparer correctement les séances de travail :

Organisation de la réunion

• Thème / sujet
• Date et lieu
• Heure début / fin
• Objectif de la réunion

Questions que l'organisateur doit se poser

• Quelles seraient les conséquences si la réunion n'avait pas lieu ?
• Cette réunion est-elle le seul moyen d'atteindre l'objectif ?
• Quels autres moyens ?

Ordre du jour

Participants

• Sans qui la réunion n'a pas de sens ?
• Convocation de participants ayant un RÔLE RÉEL à jouer
• Qui pourrait avoir un intérêt à être intégré ?

Logistique

• Réservation de salle
• Matériel et supports visuels
• Pas d'appels / activité connexe
• Pas de téléphone, pas de PC portables (sauf rapporteur)

Documents nécessaires

• Présentation
• Consulation
• Information

Synthèse : Les moyens de réussir en groupe

1. Préparation

2. Rigueur dans le respect des horaires

3. Sélectionner les "bonnes personnes"

4. Écouter - Questionner - Reformuler - Synthétiser

5. Ne pas se départir de l'ordre du jour (fil rouge de présentation)

6. Répartir le temps de parole

7. Animateur = 30% du temps de parole

8. Plan d'actions : Qui fait quoi sous quel délai ?